Datenschutz

1 Ansprechpartner

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:

VRtual X GmbH,
Hegestraße 40,
20251 Hamburg
x@vrtual-x.com
+49-15679 111200

2 Ihre Rechte im Allgemeinen

Wir fassen an dieser Stelle einmal die allgemeinen Rechte zusammen, die Ihnen nach der DSGVO mit Blick auf Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zustehen. Für die Erklärung der Rechtsbegriffe verweisen wir auf die geltenden Definitionen in der DSGVO (siehe dort Artikel 4). Sollte etwas unverständlich bleiben, fragen Sie gerne bei uns nach.

Sie können uns erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung oder Weitergabe Ihrer Daten jederzeit für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO).
Sollte die Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung Ihrer Daten ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO sein, dürfen Sie einen Widerspruch gegen die Datenverarbeitung nach Artikel 21 DSGVO einlegen. Soweit es sich bei der entsprechenden Datenverarbeitung um Direktwerbung handelt, müssen Sie Ihren Widerspruch in keiner Weise begründen; in allen anderen Fällen müssten Sie für Ihren Widerspruch Gründe darlegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Sollten wir fehlerhafte Angaben zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie von uns die Berichtigung Ihrer Daten verlangen (Artikel 16 DSGVO).
Sie können von uns Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir von Ihnen verarbeiten (Artikel 15 DSGVO, § 34 BDSG).
Sie können von uns die Löschung Ihrer Daten oder die Einschränkung ihrer Verarbeitung verlangen, soweit Ihrem Wunsch keine höherrangigen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Artikel 17 bzw. 18 DSGVO, § 35 BDSG).
Sie können von uns verlangen, dass wir Ihnen die Daten, die Sie uns selbst zur Verfügung gestellt haben, in einem maschinenlesbarem Format zur Weitergabe an Dritte zur Verfügung stellen (Artikel 20 DSGVO).
Sie dürfen sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, z.B. dem Hamburgischen Datenschutzbeauftragten, über datenschutzrechtliche Sachverhalte bei uns beschweren.

3 Datenverarbeitungen bei uns im Allgemeinen

Jede Form der Verarbeitung personenbezogener Daten setzt eine Rechtsgrundlage voraus, die uns diese Verarbeitung gestattet. Die Rechtsgrundlage ergibt sich in erster Linie aus dem Zweck, zu dem die Daten verarbeitet werden. Die Rechtmäßigkeit innerhalb einer Rechtsgrundlage bemisst sich regelmäßig nach dem konkreten Umfang der Datenverarbeitung und nach den von uns ergriffenen Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung ergeben sich aus Artikel 6 Absatz 1 DSGVO und für besonders schützenswerte Daten wie z.B. Gesundheitsdaten aus Artikel 9 Absatz 2 DSGVO. Diese beiden Vorschriften nennen die Vorbereitung oder Erfüllung von vertraglichen, gesetzlichen oder auch gesellschaftlichen Pflichten als wichtigste Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung. Daneben erfolgen viele Datenverarbeitungen in unserem berechtigten Interesse, wenn nicht mit Blick auf die konkreten Umstände die Interessen der Betroffenen überwiegen. Sollte eine der zuvor genannten Arten von Rechtsgrundlage einschlägig sein, bedarf die Verarbeitung keiner weiteren Zustimmung von Ihnen. Außerdem kann eine Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung von Ihnen erfolgen (Artikel 7 DSGVO) oder für Personen unter 16 Jahren bei der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft (z.B. Internetseiten, Onlinespielen, Social Media-Plattformen) von den Kindern bzw. Jugendlichen in Verbindung mit der Zustimmung eines Erziehungsberechtigten (Artikel 8 DSGVO). Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich darauf hin, dass sich keins unserer Angebote an Personen unter 16 Jahren richtet. Teilweise ergibt sich unsere Pflicht, Sie um Ihre Einwilligung zu bitten, nicht oder nicht allein aus der DSGVO sondern aus dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) oder dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG). Die Pflichten aus diesen Gesetzen haben wir berücksichtigt, ohne im Folgenden ausdrücklich darauf hinzuweisen. Findet eine Datenübertragung in einen Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt, stellen wir sicher, dass der Datenschutz im Sinne der Artikel 44 – 49 DSGVO gesichert ist.

4 Allgemeiner Hinweis zu Cookies

Cookies sind Textdateien, die von Ihrem Browser auf Ihrem Gerät gespeichert werden, wenn Sie eine Internetseite aufrufen. In einem Cookie können unterschiedliche Informationen gespeichert werden. Teilweise speichert ein Cookie nur ein Ja oder Nein („true“ oder „false“), teilweise wird eine Zeichenfolge gespeichert, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Internetseite ermöglicht (eine sogenannte Cookie-ID). Das Recht Cookies zu setzen bemisst sich nicht allein nach der DSGVO, sondern auch nach der EU ePrivacy-Richtlinie bzw. § 25 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG). Die ePrivacy-Richtlinie unterscheidet zwischen für den Betrieb des Onlineangebots unbedingt erforderlichen (essenziellen) Cookies und solchen, die es nicht sind. Essenzielle Cookies dürfen auch ohne Einwilligung gesetzt werden, nicht-essenzielle Cookies setzen jedoch immer ein Einverständnis voraus – selbst wenn das nach der DSGVO nicht erforderlich ist (und z.B. ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage vorliegt) Bevor wir nicht-essenzielle Cookies auf Ihrem Endgerät speichern, fragen wir Sie entsprechend den Vorgaben der ePrivacy-Richtlinie nach Ihrem Einverständnis. Der Zweck eines jeden Cookies sowie die Rechtsgrundlage für dessen Einsatz nach der DSGVO ergeben sich aus der nachfolgenden Beschreibung der einzelnen Datenverarbeitung. Ihnen stehen verschiedene Wege offen, die Annahme von Cookies auf Ihrem Gerät zu unterbinden:

Der Standardfall dürfte sein, dass Sie beim Aufruf einer unserer Internetseiten über unseren Einwilligungsmanager entscheiden, welche Cookies Sie zulassen und welche nicht. Teilweise können wir Ihnen nur eine pauschale Annahme oder Ablehnung aller Cookies bzw. von Cookie-Gruppen anbieten.
Grundsätzlich können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er nie Cookies annimmt. Durch einen solchen vollständigen Ausschluss gehen Ihnen mit großer Wahrscheinlichkeit Funktionen verloren, die auf Cookies beruhen und die Sie eigentlich gerne zulassen würden oder die gar nicht zustimmungspflichtig sind.
Sie können Internetseiten im Privatmodus Ihres Browsers aufrufen. Der Privatmodus blockiert ebenfalls das Setzen von Cookies in Ihrem Browserspeicher bzw. löscht alle Cookies automatisch am Ende der Sitzung (Session).
Einige Browser bzw. Browser-Plug-Ins bieten Ihnen Möglichkeit, differenziertere Voreinstellungen zu treffen, welche Cookies Sie grundsätzlich standardmäßig akzeptieren wollen und welche nicht.
Ein Spezialfall: Google bietet ein Browser-Plug-In an, das das Setzen der verschiedenen Cookies von Google unterbindet. Das entsprechende Plug-In finden Sie hier: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

5 Konkrete Datenverarbeitungen

5.1 Direkte Kommunikation mit uns

5.1.1 E-Mail-Kommunikation

Beschreibung: Schicken Sie uns eine E-Mail, gelangt diese in mindestens eins unserer E-Mail-Postfächer. Der Inhalt Ihrer E-Mail und die sie begleitenden Metadaten (Absender, Zeitpunkt des Versands etc.) werden auf den E-Mail-Servern unseres Hosting-Anbieters gespeichert. Zudem können sie nach Abruf vom Server in den E-Mail-Programmen auf den Geräten gespeichert sein, die Zugriff auf das Postfach haben (Computer, Smartphones, Tablets). Gleiches gilt für E-Mails, die wir an Sie schicken. Die konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten in einer E-Mail ist abhängig vom thematischen Inhalt der E-Mail. Naheliegend ist, dass wir Ihre Daten in unser Kontaktverzeichnis für Kunden, Geschäftspartner und sonstige Ansprechpartner aufnehmen. Datenkategorien: Name, E-Mail-Adresse; Zeitpunkt der Zustellung bzw. des Versands; sonstige Metadaten, die bei der E-Mail-Kommunikation typischerweise anfallen; weitere personenbezogene Angaben im Inhalt der E-Mail wie z.B. weitere Kontaktdaten in E-Mail-Signaturen, Anfragen, Bestellungen, Angebote oder Reklamationen per E-Mail Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Soweit Sie für Ihr Postfach einen Hosting-Dienstleister außerhalb des EWR nutzen oder unsere E-Mails von außerhalb des EWR abrufen, liegt das nicht in unserer Verantwortung. Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per E-Mail. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Korrespondenz Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Beantworten Ihrer E-Mail. Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt der Korrespondenz; so verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre, aber aus anderen Dokumentationspflichten können sich auch längere Aufbewahrungszeiten ergeben.

5.1.2 Telefonate

Beschreibung: Telefonieren wir miteinander über unsere Zentralnummer oder eine Mobilnummer, erfassen unsere Geräte zu dem Anruf Ihre Nummer sowie den Zeitpunkt des Gesprächs. Telefonieren wir miteinander über die Durchwahl eines unserer Beschäftigten, erfasst unsere cloudbasierte Telefonanlage in Verbindung mit unseren Softphones (Apps zum Telefonieren) zu dem Anruf Ihre Nummer sowie den Zeitpunkt des Gesprächs. Sollte der Inhalt des Gesprächs das nahelegen, erstellen wir eine Gesprächsnotiz und dokumentieren sie an der passenden Stelle (z.B. für Bewerber und Beschäftigte im Personalbereich). Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen. Tonaufzeichnungen von Gesprächen finden nur im Ausnahmefall statt und nachdem wir Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu eingeholt haben. Datenkategorien: Telefonnummer; Zeitpunkt des Gesprächs; ggf. Gesprächsinhalte Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Telekommunikationsanbieter, die unter das Fernmeldegeheimnis fallen. Ein Transfer in Drittstaaten findet insoweit nur bei entsprechenden internationalen Telefonaten statt. Unser Dienstleister für die cloudbasierte Telefonanlage für die Durchwahlnummern, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Telefonat. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt des Gesprächs Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen. Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt des Gesprächs. Einzelne Gesprächsnotizen können unter die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Geschäftsbriefe von sechs Jahren fallen.

5.1.3 Briefpost

Beschreibung: Schicken Sie uns einen Brief, wird dieser regelmäßig von uns mit einem Schreiben beantwortet, das wir am Computer erstellen und als Datei speichern. Häufig scannen wir Ihr Schreiben, um es im Rahmen digitaler Büroführung zu archivieren. Die konkrete Verarbeitung der personenbezogenen Daten in unserer Korrespondenz ist abhängig vom thematischen Inhalt der Schreiben und den sich daraus ergebenden Aufbewahrungspflichten. Denkbar ist, dass wir Ihre Daten für weitere Kommunikation in unser Kontaktverzeichnis aufnehmen. Datenkategorien: Name + Anschrift; personenbezogene Angaben im Inhalt der Schreiben wie z.B. weitere Kontaktdaten in Ihrem Briefkopf, Anfragen, Bestellungen, Angebote, Reklamationen oder sonstige Themen Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Postdienstleister. Ein Transfer in Drittstaaten findet nur statt, wenn die Sendung an eine Adresse außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums geht. Der Datenschutz ist in diesen Fällen durch internationale Vereinbarungen zum Postgeheimnis gewährleistet. Zweck + Rechtsgrundlage: Kommunikation per Brief. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt der Korrespondenz Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen. Speicherdauer: Abhängig vom Inhalt der Korrespondenz; grundsätzlich verlangt das Handelsrecht eine Aufbewahrung von Geschäftsbriefen für sechs Jahre.

5.1.4 Videokonferenz

Beschreibung: Nehmen Sie an einer Videokonferenz mit uns teil, zu der wir (technisch) eingeladen haben, liegt die Verantwortung für die Datenverarbeitung durch diese Kommunikation bei uns. Wenn wir zu einer Konferenz einladen, verschicken wir mit dem Termin eine auf die konkrete Konferenz bezogene URL. Anhand der konkreten URL sehen Sie, ob wir zu einer Konferenz in einer von uns selbst betriebenen Videokonferenzanlage (über Jitsi als Anwendung) eingeladen haben oder über einen externen Cloudanbieter wie z.B. Microsoft Teams oder Zoom. Sie können an einer Videokonferenz teilnehmen über eine App des gewählten Anbieters oder über Ihren Internetbrowser. Eine Teilnahme als Gast ist möglich, so dass Sie kein eigenes Benutzerkonto beim gewählten Anbieter benötigen. Sie werden bei der Einwahl in die Konferenz gebeten, sich einen Teilnehmernamen geben, um z.B. Wortmeldungen im Chat Ihrer Person zuordnen zu können. Hier können Sie auch Fantasienamen verwenden. Die Konferenzanwendung fragt nach Ihrem Einverständnis, auf Ihr Mikrofon und Ihre Kamera zuzugreifen. Jede dieser Berechtigungen können Sie erteilen, müssen Sie aber nicht, wenn Sie z.B. einer Konferenz ohne aktive Teilnahme folgen wollen. Konferenzanwendungen bieten Ihnen neben Audio und Video ergänzende Funktionen: ein begleitender Chat für den Austausch in Textform, Wortmeldungen über Symbolicons, künstliches Hintergrundbild. Konferenzen können aufgezeichnet werden. Soll eine Konferenz aufgenommen werden, informieren wir zuvor alle Teilnehmenden darüber und starten die Aufnahme erst, wenn alle Teilnehmenden ihr Einverständnis mit der Aufzeichnung erklärt haben. Audioaufzeichnungen können in eine Textdatei transkribiert werden. Soweit keine ausdrücklich vereinbarte Aufzeichnung stattfindet, wird die Konferenz von uns in keiner Weise gespeichert. Nach Beendigung der Konferenz kann auf die Inhalte einer nicht aufgezeichneten Konferenz nicht mehr zugegriffen werden. Das entspricht insoweit Telefongesprächen, die nicht aufgezeichnet wurden. Jedem Teilnehmer ist es technisch möglich, mit Mitteln außerhalb der Konferenzanwendung Screenshots oder eine Aufzeichnung der Konferenz im Ganzen oder in Teilen herzustellen. Ein solches Verhalten ohne entsprechende Abstimmung mit allen Teilnehmenden stellt einen Datenschutzverstoß der handelnden Person dar und liegt, wenn es sich dabei nicht um einen unserer Beschäftigten handelt, außerhalb unserer Verantwortung. Heimliche Aufzeichnungen des gesprochenen Worts können eine Straftat nach § 201 StGB darstellen. Wir behalten uns rechtliche Schritte jeder Art gegenüber Personen vor, die ihre Teilnahme an einer Videokonferenz zu datenschutzfeindlichem Verhalten nutzen. Als Gastgeber (Moderator) der Konferenz verfügen wir über die technischen Möglichkeiten, Sie ohne Ihr Mitwirken stumm bzw. bildlos/schwarz zu schalten, Ihren Benutzernamen zu ändern und andere Moderatorenfunktionen auszuüben. Solche Möglichkeiten nutzen wir nur, wenn eine Notwendigkeit dafür besteht. Soweit es um Datenverarbeitungen geht, die nicht im unmittelbaren Zusammenhang mit der konkreten Konferenz stehen, liegt die Verantwortung nicht bei uns sondern direkt bei den Cloudanbietern. Das gilt z.B. für den Download der Videokonferenz-App. Indem Sie eine App auf Ihr Endgerät laden, begründen Sie insoweit eine eigenständige Rechtsbeziehung zwischen sich und dem Cloudanbieter. Teilweise liegt Verantwortung auch bei der Organisation (z.B. Ihr Arbeitgeber), die Ihnen Ihr persönliches Benutzerkonto zur Verfügung stellt. Der Datentransfer zwischen Ihrem Endgerät und dem Konferenzserver setzt voraus, dass der Anbieter die IP-Adresse zur Kenntnis nimmt, über die Sie während der Videokonferenz online sind. Die Server erfassen darüber hinaus alle Arten von Daten, die bei der Nutzung von Telemediendiensten regelmäßig anfallen. Datenkategorien: Benutzername, Teilnahmezeiten, Video- bzw. Audiosignal, Video- bzw. Audioaufzeichnung (nur mit Einwilligung), Audiotranskript (nur nach Aufzeichnung), Aktionen im Chat, Status Wortmeldung, Profildaten (Profilbild, Kontaktdaten, Hintergrundbild), Telefonnummer (bei Teilnahme per Telefon); weitere Datenkategorien wie IP-Adresse oder E-Mail-Adresse werden ggf. vom Anbieter in eigener Verantwortung verarbeitet. Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Nutzen wir unsere eigene Videokonferenzanwendung, sitzt unser Hosting-Dienstleister im EWR; eine Drittstaatenübertragung findet nicht statt. Nutzen wir einen Cloud-Dienstleister, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzen diese im EWR, sind aber Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten, oder sitzen direkt in den USA. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Nutzung einer Videokonferenz. Rechtsgrundlage ist je nach Inhalt des Gesprächs Vorbereitung oder Erfüllung eines Vertrags oder ein berechtigtes Interesse am Austausch mit Ihnen. Für Aufzeichnungen ist Einwilligung die Rechtsgrundlage. Speicherdauer: Soweit keine Aufzeichnung stattfindet, werden alle Daten mit Abschluss der Konferenz gelöscht. Wurde die Konferenz aufgezeichnet, wird die Aufzeichnung gelöscht sobald der letzte Zweck erreicht wurde, zu dem die Aufzeichnung erstellt wurde.

5.1.5 Kontaktverzeichnis + Visitenkarten

Beschreibung: Wenn wir mit Ihnen in Zukunft wahrscheinlich erneut in Kontakt stehen, speichern wir Ihre Kontaktdaten in unserem Kontaktverzeichnis, um Sie bei Anrufen und E-Mails als bekannten Kontakt wiedererkennen zu können bzw. den Kontakt zu Ihnen fortführen können. Übergeben Sie uns Ihre Visitenkarte, übernehmen wir Ihre Daten in unser Kontaktverzeichnis. Datenkategorien: Name, Kontaktdaten (Adresse, Telefon, Fax, E-Mail), Ihr Unternehmen, Geschäftsfeld Ihres Unternehmens, Ihre Stellenbezeichnung, Ihr Zuständigkeitsbereich, Ort, Zeit und Umstand der Kontaktaufnahme sowie ggf. besondere Hinweise zu Ihrer Erreichbarkeit oder den angesprochenen geschäftlichen Themen Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer Unser Dienstleister für das Hosting unseres Kontaktverzeichnisses, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Pflege von Kontakten. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da Sie uns freiwillig Ihre Visitenkarte übergeben haben. Speicherdauer: Wir speichern Ihre Daten bis Sie uns um deren Löschung bitten – außer es ist zwischenzeitlich eine Geschäftsbeziehung zwischen uns entstanden, aus der sich für uns eigenständige Aufbewahrungspflichten zu Ihren Kontaktdaten ergeben.

5.2 Besuch unserer Internetseiten

5.2.1 Bereitstellen unserer Internetseiten

Beschreibung: Damit ein Webserver unsere Internetseite Ihrem Browser zur Verfügung stellen kann, muss der Server technische Daten über Ihr dafür genutztes Gerät, Ihren Browser und Ihren Internetzugang erfassen. Man spricht hier von dem sogenannten Logfile oder Weblog. Das sind die gleichen Daten, die Sie bei jeder Internetseite zwingend hinterlassen, die Sie aufrufen. Im Mittelpunkt steht die IP-Adresse, von der aus Sie unsere Seiten aufrufen. An diese Internetadresse schickt der Webserver Ihnen die Daten, die Sie sehen wollen. Unsere Internetseiten liegen auf einem Server, den wir selbst betreiben. Schriften, Bilder und Skripte werden von diesem Server ausgeliefert. Beim Aufruf unserer Seiten wird ohne Ihre Einwilligung keine Verbindung zu Servern anderer Anbieter hergestellt.

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus unsere Seite aufgerufen wurde; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Objekte auf unserer Website, die im Browser aufgerufen werden; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystems; zuvor besuchte Seite, sofern Ihr Browser sie übermittelt

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, als Betreiber des Rechenzentrums. Hetzner ist über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet. Der Server steht in Deutschland. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt. Im Falle von Angriffen auf unsere Seiten Weitergabe an von uns beauftragte Forensiker und Ermittlungsbehörden.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung unserer Internetseite sowie Nachforschungen, sollte es zu einem unrechtmäßigen Zugriff auf unsere Webseiten kommen (z. B. einen Hackerangriff). Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, da der Betrieb einer Website ohne die Erfassung des Weblogs nicht möglich ist.

Speicherdauer: 7 Tage

5.2.2 Verwaltung Ihrer Einwilligungen

Beschreibung: Dienste, die eine Einwilligung voraussetzen, laden wir erst, nachdem Sie zugestimmt haben. Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem Hinweisfenster nach Ihrer Entscheidung. Sie können alle Dienste annehmen, nur die notwendigen Funktionen zulassen oder für die Bereiche „Statistik“, „Marketing“ und „Externe Medien“ einzeln entscheiden. Ihre Entscheidung wird im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) auf Ihrem Gerät abgelegt, damit wir Sie bei einem erneuten Besuch nicht wieder fragen müssen. Ein Cookie wird dafür nicht gesetzt. Die Entscheidung wird nicht an uns oder an Dritte übertragen. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite ändern oder widerrufen.

Datenkategorien: Einwilligungsstatus je Bereich (Ja/Nein); Zeitpunkt der Entscheidung; Versionsnummer der Abfrage

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Rechtskonformes Einwilligungsmanagement. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. c DSGVO sowie ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO. Das Speichern der Entscheidung auf Ihrem Gerät ist unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Absatz 2 Nr. 2 TDDDG.

Speicherdauer: Zwölf Monate. Danach fragen wir erneut. Sie können den Eintrag vorher über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

5.2.3 Analyse des Nutzungsverhaltens (Google Analytics)

Beschreibung: Wenn Sie dem Bereich „Statistik“ zustimmen, setzen wir den Webanalysedienst Google Analytics 4 ein. Google Analytics erstellt in unserem Auftrag statistische Auswertungen über die Nutzung unserer Internetseiten: welche Seiten aufgerufen werden, wie Besucher auf unsere Seiten gelangen, aus welcher Region sie kommen und mit welchen Geräten sie unsere Seiten besuchen. Dazu speichert Google Analytics Cookies in Ihrem Browser (z. B. _ga und _ga_G3MTCT2G1C), die Ihren Browser bei einem erneuten Besuch wiedererkennen. Durch das Cookie wird bei uns nicht erkennbar, wer Sie sind. Ihre IP-Adresse wird von Google Analytics 4 nicht gespeichert. Ohne Ihre Einwilligung wird Google Analytics nicht geladen, und es werden keine Daten an Google übertragen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Datenkategorien: in Cookies gespeicherte Kennung (Client-ID); aufgerufene Seiten und angeklickte Elemente; Datum, Uhrzeit und Dauer des Besuchs; zuvor besuchte Seite; ungefährer Standort (Land, Region); Art und Version von Browser, Betriebssystem und Gerät

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter. Eine Übertragung von Daten an die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen. Sie ist über den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum Datenschutzrahmen zwischen EU und USA abgesichert, unter dem Google zertifiziert ist, ergänzend über EU-Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Verbesserung unseres Internetangebots anhand der Auswertungen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und § 25 Absatz 1 TDDDG.

Speicherdauer: Nutzerbezogene Daten löscht Google Analytics nach spätestens 14 Monaten. Die Cookies laufen nach spätestens zwei Jahren ab.

5.2.4 Messung von Werbeanzeigen und Remarketing (Google Tag Manager und Google Ads)

Beschreibung: Wir schalten Anzeigen über Google Ads. Wenn Sie dem Bereich „Marketing“ zustimmen, laden wir den Google Tag Manager. Er dient dazu, die Messung für Google Ads auszuführen. Gemessen wird, ob ein Besuch nach dem Klick auf eine unserer Anzeigen zu einer Kontaktaufnahme führt: das Absenden unseres Kontaktformulars, ein Klick auf unsere E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, eine Terminbuchung oder eine längere Verweildauer auf unseren Seiten. Dazu speichert Google Cookies in Ihrem Browser (z. B. _gcl_au). Wir erfahren von Google, wie viele Kontaktaufnahmen auf welche Anzeige zurückgehen. Außerdem nimmt Google Ihren Browser in Besucherlisten auf, etwa „alle Besucher“ oder „Besucher einer bestimmten Seite“ (Remarketing). Über diese Listen können wir Ihnen unsere Anzeigen später erneut zeigen, wenn Sie bei Google suchen oder Seiten von Google besuchen. Wir sehen nur, wie groß eine Liste ist, nicht, wer darin steht. Wir erfahren nicht, wer Sie sind. Wenn Sie in einem Google-Konto angemeldet sind, kann Google den Besuch Ihrem Konto zuordnen. Ohne Ihre Einwilligung werden der Google Tag Manager und Google Ads nicht geladen, und es werden keine Daten an Google übertragen.

Datenkategorien: in Cookies gespeicherte Kennung; Kennung des Anzeigenklicks; IP-Adresse; Datum und Uhrzeit; aufgerufene Seiten; Art der Kontaktaufnahme; Zugehörigkeit zu Besucherlisten; Art und Version von Browser, Betriebssystem und Gerät

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Eine Übertragung von Daten an die Google LLC in den USA ist nicht ausgeschlossen. Absicherung wie unter „Analyse des Nutzungsverhaltens (Google Analytics)“ beschrieben.

Zweck + Rechtsgrundlage: Messung des Erfolgs unserer Werbeanzeigen und erneutes Ansprechen von Besuchern unserer Internetseiten mit unseren Anzeigen. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und § 25 Absatz 1 TDDDG.

Speicherdauer: Das Cookie _gcl_au läuft nach 90 Tagen ab. Ein Eintrag in einer Besucherliste wird nach spätestens 540 Tagen entfernt, wenn Sie unsere Seiten nicht erneut besuchen. Die weitere Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Personalisierte Werbung von Google können Sie außerdem unter https://myadcenter.google.com abschalten.

5.2.5 Video-Streaming (YouTube)

Beschreibung: Unsere Internetseiten zeigen Filme über einen Videoplayer von YouTube, einem Dienst von Google. Beim Aufruf einer Seite sehen Sie zunächst nur ein Standbild, das auf unserem eigenen Server liegt. Eine Verbindung zu YouTube besteht dabei nicht. Erst wenn Sie den Film starten und die Datenübertragung bestätigen oder dem Bereich „Externe Medien“ zugestimmt haben, wird der Player von YouTube geladen. Wir verwenden dafür den erweiterten Datenschutzmodus von YouTube (youtube-nocookie.com). Mit dem Laden des Players erfährt Google, welche unserer Seiten Sie besucht haben und welchen Film Sie ansehen. Wenn Sie in Ihrem YouTube- oder Google-Konto angemeldet sind, kann Google Ihr Nutzungsverhalten Ihrem persönlichen Profil zuordnen. Wir erhalten von Google keine Daten über Ihr Nutzungsverhalten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Datenkategorien: IP-Adresse, von der aus unsere Seite aufgerufen wurde; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; aufgerufene Filme; Art und Version des Internetbrowsers; Art und Version des Betriebssystems; im Browser gespeicherte Kennungen von Google

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Daten können an Server der Google LLC in den USA übertragen werden. Absicherung wie unter „Analyse des Nutzungsverhaltens (Google Analytics)“ beschrieben.

Zweck + Rechtsgrundlage: Wir setzen den YouTube-Player ein, um Ihnen ein leistungsfähiges Video-Streaming anbieten zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und § 25 Absatz 1 TDDDG.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht möglich, da wir durch den Einsatz von YouTube keine Daten von Ihnen erfassen.

5.2.6 Video-Streaming (Vimeo)

Beschreibung: Einzelne Filme zeigen wir über einen Videoplayer von Vimeo. Auch hier sehen Sie zunächst nur ein Standbild von unserem eigenen Server. Der Player von Vimeo wird erst geladen, wenn Sie den Film starten und die Datenübertragung bestätigen oder dem Bereich „Externe Medien“ zugestimmt haben. Wir binden den Player mit der Einstellung ein, dass Vimeo Ihr Nutzungsverhalten nicht nachverfolgt („Do Not Track“). Mit dem Laden des Players erfährt Vimeo, welche unserer Seiten Sie besucht haben und welchen Film Sie ansehen. Wir erhalten von Vimeo keine Daten über Ihr Nutzungsverhalten. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vimeo: https://vimeo.com/privacy.

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Vimeo.com, Inc., 330 West 34th Street, New York, New York 10001, USA. Die Daten werden an Server in den USA übertragen und dort verarbeitet. Die Übertragung ist über den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum Datenschutzrahmen zwischen EU und USA abgesichert, ergänzend über EU-Standarddatenschutzklauseln.

Zweck + Rechtsgrundlage: Wir setzen den Vimeo-Player ein, um Ihnen ein leistungsfähiges Video-Streaming anbieten zu können. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO und § 25 Absatz 1 TDDDG.

Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Vimeo. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht möglich, da wir durch den Einsatz von Vimeo keine Daten von Ihnen erfassen.

5.2.7 Terminbuchung (anpacken)

Beschreibung: Auf unseren Internetseiten können Sie einen Gesprächstermin buchen. Dafür binden wir den Buchungskalender von anpacken ein. anpacken ist eine eigene Entwicklung der VRtual X GmbH und läuft auf Servern in Deutschland. Der Kalender lädt mit der Seite. Er setzt keine Cookies und stellt keine Verbindung zu anderen Anbietern her. Im Buchungskalender wählen Sie eine Uhrzeit und geben Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse ein. Weitere Angaben sind freiwillig. Sie und wir erhalten eine Bestätigung, und der Termin wird in unseren Kalender eingetragen. Wenn Sie den Bereichen „Statistik“ oder „Marketing“ zugestimmt haben, messen wir außerdem, dass eine Buchung stattgefunden hat (siehe „Messung von Werbeanzeigen“). Dabei werden keine Angaben zu Ihrer Person übermittelt.

Datenkategorien: IP-Adresse; Datum und Uhrzeit des Zugriffs; Art und Version von Browser und Betriebssystem; Name; E-Mail-Adresse; gewählter Termin; freiwillige Angaben zum Anliegen

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keine. Die Daten verarbeitet die VRtual X GmbH auf Servern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Zweck + Rechtsgrundlage: Einfache Vereinbarung von Gesprächsterminen. Rechtsgrundlage für das Laden des Buchungskalenders ist unser berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, Interessenten eine einfache Terminbuchung anzubieten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Angaben zur Buchung ist je nach Anliegen die Vorbereitung einer Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO oder ein berechtigtes Interesse.

Speicherdauer: Wir löschen Termindaten spätestens zwölf Monate nach dem Termin. Im Übrigen gilt die Verarbeitung „E-Mail-Kommunikation“.

5.2.8 Schriften

Beschreibung: Die Schriften unserer Internetseiten liegen auf unserem eigenen Server. Beim Laden der Schriften wird keine Verbindung zu anderen Anbietern hergestellt. Es handelt sich nicht um eine eigenständige Verarbeitung, die über die Verarbeitung „Bereitstellen unserer Internetseiten“ hinausgeht.

5.2.9 Sprachwahl

Beschreibung: Unsere Internetseiten gibt es auf Deutsch und Englisch. Beim ersten Besuch zeigen wir die englische Fassung, wenn in Ihrem Browser Deutsch nicht als Sprache eingestellt ist. Dafür liest die Seite die Spracheinstellung Ihres Browsers aus. Diese Angabe wird nicht gespeichert und nicht übertragen. Wenn Sie die Sprache über die Navigation selbst wechseln, wird diese Wahl im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage) abgelegt, damit wir Sie beim nächsten Besuch nicht erneut umleiten. Ein Cookie wird dafür nicht gesetzt.

Datenkategorien: gewählte Sprache (Deutsch/Englisch)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Keiner

Zweck + Rechtsgrundlage: Anzeige der Seite in der gewünschten Sprache. Das Speichern der Wahl auf Ihrem Gerät ist unbedingt erforderlich im Sinne von § 25 Absatz 2 Nr. 2 TDDDG, weil Sie die Funktion ausdrücklich nutzen. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Bis Sie den Eintrag über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

5.2.10 Kontaktformular

Beschreibung: Unsere Internetseiten verfügen über ein Kontaktformular. Ihre Eingaben werden zusammen mit der Adresse der Seite, auf der Sie das Formular absenden, an einen Dienst auf unserem eigenen Server übertragen. Wenn Sie dem Bereich „Statistik“ zugestimmt haben, merkt sich Ihr Browser für die Dauer des Besuchs (sessionStorage) außerdem die Seite, auf der Sie unsere Website betreten haben, und woher Sie kamen (etwa eine Suchmaschine oder eine Anzeige). Diese Angabe senden wir nur mit Ihrer Anfrage mit, sie geht an niemanden sonst. Der Dienst erstellt daraus eine E-Mail an unsere zentrale Kontaktadresse. Auf dem Server selbst werden die Eingaben nicht gespeichert. Sobald die E-Mail bei uns eingegangen ist, entspricht die Datenverarbeitung der Verarbeitung „E-Mail-Kommunikation“. Zum Schutz vor missbräuchlicher Nutzung zählt der Dienst kurzzeitig, wie viele Anfragen von einer IP-Adresse eingehen. Wenn Sie dem Bereich „Marketing“ zugestimmt haben, messen wir außerdem, dass eine Anfrage gesendet wurde (siehe „Messung von Werbeanzeigen“). Der Inhalt Ihrer Anfrage wird dabei nicht übertragen.

Datenkategorien: Name; E-Mail-Adresse; Nachricht; freiwillig: Unternehmen und Telefonnummer; Seite, von der aus das Formular gesendet wurde; IP-Adresse (nur zur Begrenzung der Anfragen, höchstens eine Stunde im Arbeitsspeicher)

Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Siehe die Verarbeitungen „Bereitstellen unserer Internetseiten“ und „E-Mail-Kommunikation“.

Zweck + Rechtsgrundlage: Bereitstellung eines Kontaktformulars als zusätzliche Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit uns. Die Rechtsgrundlage ist je nach dem Inhalt Ihrer Kontaktaufnahme die Vorbereitung einer Vertragserfüllung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO oder ein berechtigtes Interesse nach Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Siehe die Verarbeitung „E-Mail-Kommunikation“.

5.3 Marketing-Kommunikation

5.3.1 Google Unternehmensprofil

Beschreibung: Wir betreiben ein Unternehmensprofil bei Google Unternehmensprofil („GMB“). Über GMB veröffentlichen wir Informationen zu uns, aus denen sich die Darstellung unseres Unternehmens in verschiedenen Diensten von Google speist. Das gilt insbesondere für die Präsentation unseres Unternehmens in der Ergebnisanzeige zur Google Suche und in Google Maps. Google stellt uns statistische Daten zur Verfügung über die Nutzung unserer bei GMB veröffentlichen Informationen. Zusätzlich können Sie direkt über GMB mit uns Kontakt aufnehmen – z.B. direkt unsere Telefonnummer anrufen – oder Kommentare zu unserem Unternehmensprofil veröffentlichen. Wenn Sie uns kontaktieren oder unser Profil kommentieren, erhalten wir von Google Daten zu Ihrer Person, z.B. Ihren Google-Benutzernamen, mit dem Sie während Ihrer Interaktion mit GMB angemeldet waren. Wir haben keine Möglichkeit auf die Datenverarbeitung bei Google Einfluss zu nehmen. Die Bereitstellung von GMB sowie Google Suche und Google Maps liegen in der Verantwortung von Google. Rechtlich gelten wir als Betreiber des GMB-Profils als mitverantwortlich für diese Datenverarbeitungen, so dass wir mit Google hierzu einen Vertrag über eine gemeinsame Verantwortung abgeschlossen haben (siehe: https://privacy.google.com/businesses/controllerterms/). Der Vertrag teilt die Verantwortung zwischen Google und uns so ein, dass wir verantwortlich sind für das Entstehen einer Beziehung zwischen Ihren Daten und unserem GMB-Profil und Google verantwortlich ist für die weitere Verarbeitung der Daten. Sie sollten alle Ihre Rechte mit Blick auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch Google direkt bei Google geltend machen. An uns sollten Sie sich wenden, wenn es um die Verarbeitung Ihrer Daten in der direkten Kommunikation mit uns geht. Rechtlich steht es Ihnen frei, sich jederzeit mit allen Ihren Anliegen sowohl an Google wie an uns zu wenden und der Empfänger leitet Ihre Anfrage gegebenenfalls an die passende Stelle weiter. Zu den Details der Datenverarbeitung bei Google verweisen wir auf Googles Datenschutzinformation (https://policies.google.com/privacy). Wir nutzen die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen über GMB erhalten, um Ihre Anfragen beantworten zu können bzw. um auf Ihre Kommentare reagieren zu können. Datenkategorien: Zu den von Google verarbeiteten Datenkategorien siehe Googles Datenschutzinformation. Wir verarbeiten Ihren Namen bzw. bei Google angegebenen Benutzernamen, Ihre Kontaktanfragen sowie die von Ihnen bei GMB veröffentlichten Kommentare. Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Google LLC, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Google Ireland Ltd, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google ist über einen Vertrag zur gemeinsamen Verantwortung auf den Datenschutz verpflichtet. Datenübertragung nach außerhalb des EWR sind durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Beantworten Ihrer Anfragen und reagieren auf Ihre Kommentare bei Google Unternehmensprofil. Rechtsgrundlage ist für die Verarbeitung durch uns ein berechtigtes Interesse, da Sie selbst unser GMB-Profil in einem Google-Dienst besucht haben und dort mit uns in den Austausch getreten sind. Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Google. Eine Datenlöschung bei uns ist nicht erforderlich, da wir durch den Einsatz von GMB keine Daten von Ihnen eigenständig speichern.

5.4.1 Facebook und Instagram

Beschreibung: Wir betreiben bei Facebook und Instagram Unternehmensprofile (auch Fanpage genannt). So eine Fanpage ermöglicht es uns, unsere Organisation bei Facebook bzw. Instagram vorzustellen, mit Ihnen auf dieser Social Media-Plattform in Kontakt zu treten und über Anzeigen auf diesen Plattformen auf unsere Leistungen und Angebote hinzuweisen. Facebook stellt uns über die Nutzung unserer Fanpage Analysedaten zur Verfügung (Page Insights oder Seiten-Insights genannt). Dadurch gewinnen wir einen Eindruck davon, wie erfolgreich die einzelnen unserer Kommunikationsmaßnahmen sind. Zu den Details der Datenverarbeitung bei Facebook gilt die Datenschutzinformation von Facebook: https://www.facebook.com/about/privacy Entsprechend einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs erfolgt die Nutzung dieser Analysedaten in einer gemeinsamen Verantwortung mit Facebook nach Artikel 26 DSGVO. Facebook hat entsprechend eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung zur Verfügung gestellt (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Facebook hat in der Vereinbarung die alleinige Verantwortung für alle Fragen der Datenverarbeitung übernommen. Wenn Sie Ihre Rechte aus der DSGVO mit Blick auf die in Page Insights verarbeiteten Daten in Anspruch nehmen wollen, sollten Sie sich direkt über Ihr Facebook-Konto an Facebook wenden. Entsprechend den gesetzlichen Regeln zur gemeinsamen Verantwortung steht es Ihnen aber auch frei, sich mit Ihrem Anliegen an uns zu wenden. Wir würden Ihr Anliegen dann an Facebook weiterreichen. Datenkategorien: Facebook-Benutzername; Kommentare, Likes und Seitenaufrufe innerhalb von Facebook bzw. Instagram sowie Zeitpunkt der Aktion Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Meta Platforms Ireland Limited, für uns als europäische Organisation ansprechbar über Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Datenübertragung nach außerhalb des EWR sind durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Analyse des Nutzungsverhaltens auf unserer Fanpage bzw. unserem Instagram-Profil. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die Sie im Rahmen Ihre Facebook-Registrierung erteilt haben. Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von Facebook.

5.4.2 LinkedIn

Beschreibung: Wir betreiben bei LinkedIn ein Unternehmensprofil. So ein LinkedIn-Profil ermöglicht es uns, unsere Organisation bei LinkedIn vorzustellen, mit Ihnen auf dieser Social Media-Plattform in Kontakt zu treten und über Anzeigen auf dieser Plattformen auf unsere Leistungen und Angebote hinzuweisen. LinkedIn stellt uns über die Nutzung unserer Profilseite Analysedaten zur Verfügung. Dadurch gewinnen wir einen Eindruck davon, wie erfolgreich die einzelnen unserer Kommunikationsmaßnahmen sind. Zu den Details der Datenverarbeitung bei LinkedIn gilt die Datenschutzinformation von LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy Datenkategorien: LinkedIn-Benutzername; Kommentare, Likes und Seitenaufrufe innerhalb von LinkedIn sowie Zeitpunkt der Aktion Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): LinkedIn Corp., für uns als europäische Organisation ansprechbar über LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Datenübertragung nach außerhalb des EWR sind durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Analyse des Nutzungsverhaltens auf unserem LinkedIn-Profil. Rechtsgrundlage ist die Einwilligung, die Sie im Rahmen Ihre LinkedIn-Registrierung erteilt haben. Speicherdauer: Die Speicherdauer liegt im Verantwortungsbereich von LinkedIn.

5.5 Auftraggeber, Lieferanten und Dienstleister

5.5.1 Geschäftsbeziehung

Beschreibung: Von unseren Lieferanten und Dienstleistern, die Selbstständige oder Personengesellschaften sind, oder unseren Ansprechpartnern bei solchen Organisationen, verarbeiten wir als Kunde personenbezogene Daten, um mit Ihnen über die Abwicklung des Auftrags kommunizieren zu können. Neben der inhaltlichen Kommunikation werden Ihre Daten typischerweise verarbeitet in den gesondert beschriebenen Verarbeitungen zur „Kommunikation mit uns“ (siehe dort). Datenkategorien: Kontakt-, Vertrags- und Rechnungsdaten Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte in ihrer Funktion als Berufsgeheimnisträger. Zweck + Rechtsgrundlage: Ordnungsgemäße Geschäftsführung. Rechtsgrundlagen sind sowohl Vertragserfüllung wie gesetzliche Pflichten und berechtigte Interessen. Speicherdauer: Rechnungsdaten sind gemäß Steuerrecht 10 Jahre aufzubewahren; Vertragsdaten sind je nach Art des Vertrags unterschiedlich lang aufzubewahren. Bei Urheberrechten reichen solche Fristen bis zu 70 Jahre über den Tod des Urhebers hinaus.

5.5.2 Projektmanagement

Beschreibung: Für die Zusammenarbeit mit unseren Auftraggebern und Dienstleistern setzen wir Projektmanagementanwendungen ein, meistens als Cloudanwendungen. Zeilweise stellen wir auch unseren Geschäftspartnern Zugänge zum Projektmanagement zur Verfügung, um gemeinsam die Projektkommunikation zu steuern. In den Benutzerprofilen können Bilder hochgeladen werden. Dies geschieht freiwillig und der Upload ist als Einwilligung in die Verarbeitung des Fotos zu verstehen. Datenkategorien: Anmeldedaten (E-Mail-Adresse, Passwort), Profildaten (Name, Anrede, Titel, Organisation/Firma, Jobtitel, Profilfoto), Inhaltsdaten (Kommentare, Nachrichten, Projektbeschreibungen), Aktivitätenhistorie (Zeitstempel, Browseraktionen) Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für die Projektmanagementanwendungen, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet sind, sitzen in den USA. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Projektmanagement auf Grundlage moderner Anwendungen. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da hier nur projektbezogene Daten von Geschäftspartnern einfließen. Für die Verarbeitung von Profilbildern ist eine durch den Upload zum Ausdruck gebrachte Einwilligung die Rechtsgrundlage. Diese Einwilligung kann jederzeit durch das Entfernen des eigenen Bildes widerrufen werden. Speicherdauer: Nach Abschluss eines Projekts wird es im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsbriefe 6 Jahre gespeichert.

5.6 Stellenbesetzungen

5.6.1 Bewerbungen

Beschreibung: Bewerben Sie sich bei uns auf eine Stelle, verarbeiten wir Ihre Bewerbungsunterlagen bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens ausschließlich zur Entscheidung über Ihre Einstellung. Den Zugang zu Ihren Unterlagen beschränken wir auf die Personen, die wir sinnvoller Weise in die Entscheidung über Ihre Einstellung einbeziehen. Kommt es zu einer Einstellung, gehen Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihre Personalakte über. Kommt es nicht zu einer Einstellung, werden wir Sie entweder um Ihre Einwilligung in die Aufnahme in unseren Kandidatenpool bitten oder Ihre Unterlagen zurückschicken oder vernichten, sobald nach dem Antidiskriminierungsrecht nicht mehr mit Widerspruch gegen unsere Entscheidung zu rechnen ist. Datenkategorien: Name + Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), Foto, Profil-URL in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing); Angaben im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen und Referenzen, Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen, Notizen zu Bewerbungsgesprächen (telefonisch und persönlich), ggf. Ergebnisse aus Einstellungstests Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Entscheidungsgrundlage für Stellenbesetzung. Rechtsgrundlage ist Vorbereitung einer Vertragserfüllung (Arbeitsvertrag) und im Anschluss ein berechtigtes Interesse an der Abwehr von Widersprüchen gegen ablehnende Entscheidungen. Speicherdauer: 6 Monate nach Abschluss des ursprünglichen Bewerbungsverfahrens

5.6.2 Kandidatenpool

Beschreibung: Sollten wir Ihnen aktuell keine passende Stelle anbieten können, Sie aber bei künftig zu besetzende Stellen erneut im Auswahlprozess berücksichtigen wollen, bitten wir um Ihr Einverständnis Ihre Bewerbungsunterlagen über den Abschluss des aktuellen Bewerbungsverfahrens hinaus aufbewahren zu dürfen. Sollten wir mehr als zwei Jahre nicht auf Sie zurückkommen können, werden wir Ihre Einwilligung zur weiteren Aufbewahrung erneut einholen oder Ihre Unterlagen zurückschicken bzw. löschen. Datenkategorien: Name + Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift), Foto, Profil-URL in beruflichen Netzwerken (z.B. Xing); Angaben im Bewerbungsschreiben, im Lebenslauf, in Zeugnissen und Referenzen, Ausbildungsnachweise und berufliche Qualifikationen, Notizen zu Bewerbungsgesprächen (telefonisch und persönlich), ggf. Ergebnisse aus Einstellungstests Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für das E-Mail-Hosting, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Entscheidungsgrundlage für künftige Stellenbesetzung. Rechtsgrundlage ist Einwilligung. Speicherdauer: 2 Jahre seit letztem Kontakt bzw. letzter Einwilligung

5.7 Allgemeine Infrastruktur

5.7.1 Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung

Beschreibung: Soweit unsere Kunden selbstständig sind oder Teil einer Personengesellschaft, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, wenn wir Ihnen unsere Rechnungen schicken. Wir erstellen unsere Rechnungen in einer Cloud-Anwendung für Buchhaltung und Rechnungswesen. Alle Zahlungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst. Dabei wird die Person des Zahlenden bzw. Zahlungsempfängers dokumentiert. Bei juristischen Personen umfasst das teilweise auch die Namen und Kontaktdaten von Ansprechpartnern für den Vorgang. Teilweise ergeben sich auch aus dem Zahlungsgrund Aussagen über Personen oder die Aktivität einer Person (z.B. bei Gehalts-/Honorarzahlungen, Reisebuchungen, Aufwandserstattungen) Datenkategorien: Name, Anschrift, Datum, Kunden-/Lieferanten und Rechnungsnummer, Rechnungsbetrag und Rechnungsinhalt, Bankverbindung oder Kreditkartendaten, Zahlungsgrund, Reisedaten (Zeitpunkt, Ziel, Unterkunft, Transportmittel, Kosten), Bewirtungen (Datum, Ort/Bewirtungsbetrieb, bewirtete Personen, Bewirtungsgrund, Kosten), Angaben zu sonstigen Auslagen (Anschaffungen, Geschenke) Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Dienstleister für die Cloud-Anwendung für Buchhaltung und Rechnungswesen, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte in ihrer Funktion als Berufsgeheimnisträger. Eine Datenübertragung nach außerhalb des EWR findet nicht statt. Zweck + Rechtsgrundlage: Verwaltung aller Zahlungsvorgänge. Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung oder Rechtspflicht (Steuer- und Handelsrecht). Speicherdauer: Die Daten in der Finanzbuchhaltung bewahren wir 10 Jahre auf.

5.7.2 Zahlungstransfers

Beschreibung: Zahlungen über ein Bank- oder Kreditkartenkonto von uns sind entsprechend in den Kontoauszügen dokumentiert. Datenkategorien: Name, Bankverbindung, Zahlungstag, Zahlungsbetrag, Zahlungsgrund (Buchungstext) Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unsere kontoführenden Finanzinstitute, die über das Bankgeheimnis und die Bankenaufsicht gesetzlich auf den Datenschutz verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt. Zweck + Rechtsgrundlage: Bargeldloser Zahlungsverkehr; Rechtsgrundlage ist Vertragserfüllung. Speicherdauer: Kontoauszüge bewahren wir 10 Jahre auf.

5.7.3 Dateispeicherung

Beschreibung: Neben der Datenerfassung in einzelnen (zuvor beschriebenen) Datenbanken speichern wir Dokumente auf unseren Speichermedien. Das umfasst typischer Weise Office-Dokumente (Word, Excel, Powerpoint), PDF-Dateien, Bilder, Filme, Layouts, sonstige Formate von Text-, Tabellen- und Präsentations-Dateien sowie letztlich jede Art von Datei, deren Einsatz im Rahmen unserer Geschäftsprozesse angebracht ist. Die Datenschutzfragen zum Inhalt der Dateien richtet sich nach den jeweils einschlägigen Verarbeitungszwecken. Parallel ergibt sich durch die Speicherung der Dateien und die regelmäßig daran anhaftenden Metadaten (primär die Erstellersignatur) eine eigenständige Verarbeitung. Office-Dokumente enthalten insbesondere personenbezogene Metadaten, wenn gemeinsam an ihnen gearbeitet wird (Kollaboration) und dafür die Kommentar- und Notizfunktionen sowie der Änderungsmodus genutzt werden. Wir nutzen sowohl lokale Server für die Dateispeicherung wie zugleich Cloud-Lösung hierfür. Datenkategorien: Jede Art von Daten, hier aber Fokus auf Metadaten: Signatur des Dateierstellers, Signaturen von Dateibearbeitern (auch in Kommentaren + Notizen); Zeitpunkt der Erstellung, Bearbeitung bzw. Speicherung Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser primärer Dienstleister für den Cloudspeicher, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Der Dienstleister ist Teil eines internationalen Unternehmensverbunds mit Hauptsitz in den USA und weiteren Unterauftragnehmern in verschiedenen Drittstaaten. Weitere vereinzelt eingesetzte Dienstleister, die über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet sind, sitzen in den USA. Die dadurch erfolgende Datenübertragung nach außerhalb des EWR ist durch den Abschluss von EU-Standarddatenschutzklauseln abgesichert. Zweck + Rechtsgrundlage: Dateispeicherung in einem Hochleistungsrechenzentrum sowie Einsatz moderner Suchfunktionalitäten. Rechtsgrundlage ist ein berechtigtes Interesse, da die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung erfolgt. Speicherdauer: Abhängig von der Speicherzeit für die einzelne Datei

5.7.4 Entsorgung von Datenträgern und Dokumenten

Beschreibung: Auch die Löschung bzw. Vernichtung von Daten stellt eine Datenverarbeitung dar. Papierdokumente mit entsprechend schützenswerten personenbezogenen Daten werden bei uns geschreddert oder gelegentlich über die verschlossenen Tonnen eines professionellen Aktenvernichters entsorgt. Die Qualitätsstufe des eingesetzten Schredders bzw. das Niveau der mit dem Dienstleister vereinbarten Dokumentenvernichtung entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zu vernichtenden Unterlagen. Speichermedien (Festplatten z.B. aus Servern, Computern, Smartphones, Tablets, USB-Sticks, Speicherkarten), auf denen zuvor schützenswerte personenbezogene Daten gespeichert waren, werden, wenn Sie nicht mehr zur Speicherung dieser Daten genutzt werden sollen, von unserer IT-Administration durch mehrfaches, mindestens dreifaches, vollständiges Überschreiben sicher gelöscht. Das Niveau des Lösch- oder Zerstörungsvorgangs entspricht der Risiko- bzw. Vertraulichkeitseinstufung der zuvor auf dem Medium gespeicherten Daten. Datenkategorien: Jede Art von Daten Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Dienstleister für die professionelle Vernichtung von Papierdokumenten und Speichermedien, die über Auftragsverarbeitungsverträge auf die Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet sind. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt. Zweck + Rechtsgrundlage: Risikokonforme Vernichtung bzw. Löschung von personenbezogenen Daten**.** Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Pflicht zur Datenminimierung und -löschung aus der DSGVO: Speicherdauer: Eine über die Löschung/Vernichtung hinausgehende Speicherung findet nicht statt.

5.7.5 Rechtsverfolgung

Beschreibung: Für den Fall, dass wir in eine rechtliche Auseinandersetzung mit Ihnen geraten, geben wir Daten zu Ihrer Person und den Umständen der Auseinandersetzung an Rechtsanwälte und ggf. an Gerichte weiter. Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Angaben zum Streitgegenstand Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Rechtsanwälte, Gerichte, Gerichtsvollzieher. Alle Empfänger sind als staatliche Einrichtung oder als Berufsgeheimnisträger auf die Vertraulichkeit verpflichtet. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt so. Zweck + Rechtsgrundlage: Rechtsverfolgung. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse daran, bei Bedarf Rechtsbeistand bei Anwälten und ggf. Gerichten zu suchen. Speicherdauer: Die genannten Empfänger Ihrer Daten verarbeiten die nach ihren eigenen Vorgaben in dem Umfang, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist. Wir speichern die Daten zu einer rechtlichen Auseinandersetzung bis zum endgültigen Abschluss der Auseinandersetzung inklusive aller einschlägigen Verjährungs- und Widerspruchsfristen. Sollte die Wiederholung einer vergleichbaren Auseinandersetzung mit Ihnen oder anderen Beschäftigten denkbar sein, speichern wir zumindest die verfahrensentscheidenden Unterlagen – ggf. in anonymisierter Form – entsprechend länger.

5.7.6 Datenschutzmanagement

Beschreibung: Machen Sie uns gegenüber Ihre Rechte aus dem Datenschutz geltend, dokumentieren wir die damit einhergehende Kommunikation und Prozesse in unserer Datenschutzmanagementanwendung. Datenkategorien: Name, Kontaktdaten, Angaben zum Datenschutzbegehren Datenempfänger (ggf. Drittstaatentransfer): Unser Datenschutzbeauftragter, der gesetzlich auf die Vertraulichkeit verpflichtet ist, sitzt im EWR. Unser Dienstleister für die Cloud-Anwendung für das Datenschutzmanagement, der über einen Auftragsverarbeitungsvertrag auf den Datenschutz verpflichtet ist, sitzt im EWR. Ein Drittstaatentransfer findet nicht statt so. Zweck + Rechtsgrundlage: Datenschutzmanagement. Rechtsgrundlage ist die gesetzliche Rechenschaftspflicht aus der DSGVO. Speicherdauer: Wir speichern die Daten zu einer rechtlichen Auseinandersetzung bis zum endgültigen Abschluss der Auseinandersetzung inklusive aller einschlägigen Verjährungs- und Widerspruchsfristen. Sollte die Wiederholung einer vergleichbaren Auseinandersetzung mit Ihnen oder anderen Beschäftigten denkbar sein, speichern wir zumindest die verfahrensentscheidenden Unterlagen – ggf. in anonymisierter Form – entsprechend länger. Letzte Aktualisierung: September 2026